Algoma Arbitration Award / Décision arbitrale concernant Algoma « WLUFA

Algoma Arbitration Award / Décision arbitrale concernant Algoma

Memorandum 15: 20

Date: September 1, 2015

To: Presidents and Administrative Officers, Local, Provincial and Federated Associations

From: David Robinson, Executive Director

Re: Algoma Arbitration Award
I would like to advise you of an important arbitration award involving the Algoma University Faculty Association in which the University’s efforts to prevent arbitration of a tenure and promotion grievance were decisively rejected by the arbitrator.

The case involved a faculty member who was denied tenure, but argued there were substantive and procedural defects in the process. The faculty member exhausted her internal remedies, including an appeal of the Tenure and Promotions Committee (TPC) recommendation. AUFA then filed a grievance claiming that the university had violated the collective agreement insofar as the University President’s decision to accept the recommendation to deny tenure was improperly based on both the flawed TPC process and the President’s disregard of the internal appeal process.

At the arbitration hearing, the University took the position that the collective agreement prevented tenure and promotion disputes from being arbitrated. The University argued that the grievor’s claim should be made directly against members of the Tenure and Promotions Committee. The University relied on the structure of the committee and appeal process to argue that the TPC had responsibility for issuing “final and binding” decisions and that this meant that the University as employer was not responsible for the decisions. In its preliminary motion, the University asked the arbitrator to dismiss the grievance.

Both AUFA and the members of the TPC were separately represented at the arbitration hearing, and opposed the University’s motion. AUFA relied on the Ontario Labour Relations Act that mandates that where a substantive difference arises between parties to a collective agreement, the grieving party must have access to arbitration. Any collective agreement language that denies access to arbitration is therefore unenforceable. AUFA and the TPC members also argued that collegial governance structures, like the tenure and promotion process which grant authority to faculty-run committees, do not limit the employer’s ultimate responsibility for employment decisions as defined in the University’s governing statute and the collective agreement.

Arbitrator Etherington dismissed the University’s motion, finding that the collective agreement language which purported to deprive AUFA of its right to grieve tenure and promotion decisions was unenforceable. He found that the collective agreement created substantive rights for tenure-track members, including rights related to eligibility, criteria to be considered, and procedural fairness. It would be contrary to the Ontario Labour Relations Act to prevent allegations of those collective agreement breaches to be arbitrated. While the arbitrator acknowledged that collegial governance limits employer authority in some ways, it does not insulate the employer from responsibility when collegial bodies violate collective agreement rights.

Had the decision gone the other way, it would have had significant implications for academic staff members who participate in committees whose recommendations may affect the collective agreement rights of others. The University was arguing that committee members should be the ones primarily responsible for the legal and financial consequences of their recommendations. Particularly in connection with tenure and promotion decisions, these consequences can be significant. By shifting responsibility to committee members, universities would not only avoid or limit their own financial liability, but they could also deter or inhibit faculty members from participating in committees for fear of being financially responsible for such decisions. Both of these factors would have a significant impact on the way universities operate.

The arbitrator described the University’s position as raising “novel arguments”, but his rejection of the University’s position was decisive. Nevertheless, it may be that similar arguments could be raised by other universities and colleges. Please be vigilant to ensure that if this argument is raised by your university, you respond promptly by advising it has been decisively rejected and that your association will aggressively fight any efforts to revive the issue.

I have included a copy of the arbitration award with this memo.

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Note 15: 20

Date : Le 1er septembre 2015

Destinataires : Présidents et agents administratifs, Associations locales, provinciales et fédérées

Expéditeur : David Robinson, directeur général

Objet : Décision arbitrale concernant Algoma
Je désire vous faire part d’une importante décision arbitrale concernant l’association du personnel académique de l’Université Algoma (AUFA) par laquelle l’arbitre a résolument rejeté les efforts entrepris par l’Université Algoma pour empêcher l’arbitrage d’un grief relatif à l’octroi de la permanence ou d’une promotion.

Cette affaire mettait en cause un membre du corps professoral qui, s’étant vue refuser sa permanence, avait évoqué divers vices de fond et de procédure dans le processus. Après que la professeure concernée eut épuisé ses recours internes, y compris un appel de la recommandation du Comité de la permanence et des promotions (CPP), l’AUFA a déposé un grief au motif que l’université avait violé la convention collective dans la mesure où la décision du recteur de l’université d’accepter la recommandation de refuser la permanence était indûment fondée tant sur le processus vicié suivi par le CPP que sur le mépris du processus d’appel interne manifesté par le recteur.

Lors de l’audience d’arbitrage, l’université a défendu la position selon laquelle la convention collective interdisait de soumettre à l’arbitrage les différends en matière de permanence et de promotions. L’université a fait valoir que la requête de la plaignante devait être dirigée directement contre les membres du Comité de la permanence et des promotions. Elle a invoqué la structure du processus du comité et d’appel pour prétendre qu’il incombait au CPP de rendre des décisions « définitives et exécutoires » et que, de ce fait, l’université en tant qu’employeur n’était pas responsable des décisions. Dans sa requête préliminaire, l’université a demandé à l’arbitre de rejeter le grief.

L’AUFA ainsi que les membres du CPP, qui étaient représentés séparément à l’audience d’arbitrage, se sont opposés à la requête de l’université. L’AUFA fondait sa position sur la Loi sur les relations de travail de l’Ontario en vertu de laquelle la partie plaignante doit avoir accès à l’arbitrage lorsqu’un différend de fond survient entre les parties à une convention collective. Toute disposition d’une convention collective qui interdit de recourir à l’arbitrage est par conséquent inapplicable. L’AUFA et les membres du CPP ont également allégué que les structures de gouvernance collégiale, à l’instar du processus de titularisation et de promotion qui confie le pouvoir aux comités gérés par des membres du corps professoral, ne limitent pas la responsabilité ultime de l’employeur à l’égard des décisions d’emploi comme l’entendent la loi habilitante de l’université et la convention collective. L’arbitre Etherington a rejeté la requête de l’université, jugeant inapplicables les dispositions de la convention collective visant à priver l’AUFA de son droit de présenter des griefs à l’égard des décisions de titularisation et de promotion. Il a conclu que la convention collective donnait lieu à l’existence de droits fondamentaux pour les membres permanents ou aspirant à la permanence, y compris des droits liés à l’admissibilité, des critères à prendre en considération et l’équité procédurale. Il serait contraire à la Loi sur les relations de travail de l’Ontario d’empêcher que ces allégations d’infractions à la convention collective soient soumises à l’arbitrage. Bien que l’arbitre ait reconnu que la gouvernance collégiale limite en quelque sorte l’autorité de l’employeur, elle ne dégage toutefois pas l’employeur de sa responsabilité lorsque les organes collégiaux violent les droits inscrits dans la convention collective.

Si la décision avait été dans l’autre sens, elle aurait été lourde de conséquences pour les membres du personnel académique qui participent à des comités dont les recommandations peuvent portent atteinte aux droits d’autrui prévus dans les conventions collectives. L’université faisait valoir que les membres des comités devraient être les principaux responsables des conséquences juridiques et financières de leurs recommandations, ces conséquences pouvant s’avérer importantes en rapport tout particulièrement avec les décisions de titularisation et de promotion. En faisant porter la responsabilité aux membres des comités, les universités non seulement éviteraient ou limiteraient leur propre responsabilité financière, mais elles pourraient aussi décourager ou dissuader les membres du personnel académique de participer à des comités de peur d’être tenus financièrement responsables de telles décisions. Ces deux facteurs auraient des répercussions considérables sur le fonctionnement des universités.

Si la position de l’université pouvait apparaître comme soulevant des « arguments inédits », elle n’en a pas moins fait l’objet d’un rejet catégorique de la part de l’arbitre. Néanmoins, il est possible que des arguments semblables soient avancés par d’autres universités et collèges. Vous prendrez donc bien soin, dans le cas où votre établissement soulèverait de tels arguments, de lui faire entendre promptement que ceux-ci ont été rejetés de façon décisive et que votre association s’opposera vigoureusement à toute tentative faite pour relancer la question.

Vous trouverez ci-joint une copie de la décision arbitrale.

Canadian Association of University Teachers
Association canadienne des professeures et professeurs d’université
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Created on: Wednesday, September 9th, 2015

Last updated on: Wednesday, September 9th, 2015