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Memorandum 20:39
Date: August 6, 2020
To: Presidents and Administrative Officers; Local, Federated and Provincial Associations
From: David Robinson, Executive Director
Re: Ten Actions to Advance Equity During COVID-19
The COVID-19 pandemic has amplified inequities in the academic workplace. For example:
§ Women, racialized and Indigenous academic staff are most vulnerable to course cancellations, job loss, hiring freezes and tenure and promotion delays as they are over-represented among precarious workers and in lower ranks;
§ Academic staff with disabilities may struggle more with the rapid transition to remote teaching;
§ Gender inequality in caregiving has had a disproportionately negative impact on women’s teaching, research and service;
§ Mental health problems such as anxiety have increased among academic staff and have a disproportionate impact n those with pre-COVID-19 conditions; and,
§ Racialized academic staff, such as those of East Asian descent, may be experiencing heightened levels of racism as a result of the pandemic and as a backlash to the global uprising following the murder of George Floyd in the United States.
Emergency planning and procedures should not undermine the need for our workplaces to be diverse, equitable and inclusive. Ensuring these goals are not put aside during the crisis will result in better emergency responses. It will also make it easier to continue advancing equity as institutions transition out of the crisis.
To help address equity issues on campus exacerbated by COVID-19, CAUT offers the following suggestions to member associations:
1. Create or engage equity committees and communities within your association to identify issues and advise on solutions.
Whereas everyone is affected by the pandemic, not everyone is affected equally. Similarly, pandemic-related policy or practice changes have differential impacts. With the public health emergency limiting face-to-face engagement, academic staff associations should find ways to hear from various communities of members. Associations should ensure that membership surveys request members to self-identify. Results should be disaggregated while protecting privacy. Town halls or forums can also be held for members and particular communities of members. Standing or ad hoc committees and/or caucuses of Indigenous and equity-seeking members should guide this work of listening and advising on equity issues.
2. Develop a COVID-19 equity lens.
Associations should develop an equity lens to help ask questions, challenge assumptions and identify potential impacts of policies, programs and initiatives, that take into account the diversity of the membership. Whereas gender-based analysis is perhaps more common, it is important to recognize how the race and intersecting identity factors of individuals and groups influence how people experience policy changes and cost-cutting measures.[5] It is critical that pandemic and recovery plans are developed with an equity lens. A COVID-19 equity lens will help ensure that equity plans that may have existed before the pandemic are not shelved or stalled but strengthened.
3. Advocate for supports and assist members to secure reasonable accommodations for caregiving responsibilities associated with the pandemic.
Human rights law in Canada prevents discrimination on the basis of family status, and requires that employers provide reasonable accommodation. For example, the Ontario Human Rights Commission has issued the following statement on the current situation: An employee who has care-giving responsibilities should be accommodated to the point of undue hardship, which might include staying home. These care-giving responsibilities which relate to the Code ground of family status could include situations where another family member is ill or in self-isolation, or where their child’s school is closed due to COVID-19.
Supports for those with caregiving responsibilities could include access to or funding for child care, reduced or deferred teaching load, smaller class sizes, additional teaching assistantships, and deferral of tenure and promotion deadlines.
4. Advocate for additional funding and supports for accommodation for members with disabilities.
Members with disabilities and neurodivergent members may need extra assistance with remote teaching. Academic staff associations should seek extra funding and staff supports, such as learning and teaching resources, adaptive technologies, and more teaching assistants.
To put pressure on the administration to accelerate accommodation request approvals, it should be agreed that a member can take partial or full leave with pay while waiting for approval of an accommodation request.
5. Find ways to help de-stigmatize mental health and other disabilities to support academic staff to come forward with the need for accommodation.
Identifying with a disability, particularly with mental health problems or illnesses, is challenging in an employment context. This is especially true for contract academic staff and pre-tenure members because of their precarious status. Although it is illegal to discriminate on the basis of a disability, discrimination can be invisible if it is structural, or go unreported. It is important for academic staff associations to remind members and the administration about the process for seeking accommodation, and to let members know that the association will work to ensure that no discrimination occurs.
6. Press for additional compensation and job security for contract academic staff.
Research shows that Indigenous and equity-seeking members of the academy are more likely to be working part-time or part-year. Remote teaching requires additional hours of course preparation. It is important to seek remuneration for course development and technology costs for contract academic staff (CAS) and to find ways to enhance job security.
CAS members may have collective agreement rights to continuing employment status between contracts. This provides an enforceable expectation of contract renewal based on renewal history, seniority rights, or the right of first refusal of contracts. An administrative decision not to renew a contract may be challenged and might, depending upon your collective agreement language, be subject to proof of financial distress or exigency. Academic staff associations should try to ensure that any eliminated CAS positions will be returned. Protocols should be in place to ensure that CAS are able to apply to teach the same courses once they become available again.
7. Negotiate or grieve to stop the use of student opinion surveys.
Student opinion surveys have been widely criticized as a poor and biased measurement of teaching effectiveness. CAUT policy is that the results of these surveys should not be used in decisions concerning tenure, renewal, promotion, and merit. The weaknesses in student opinion surveys are even more acute today, as the student experience has been adversely affected by the rapid transition from in-person to remote instruction in response to the COVID-19 pandemic.
Some universities and colleges recognize this problem, and are not conducting student opinion surveys during the pandemic. Where surveys are proceeding, the results should be provided only to instructors for their personal use. Some associations have negotiated policies where surveys containing discriminatory, harassing, or otherwise inappropriate comments are removed and neither provided to the instructor nor included in any aggregated results.
8. Reconsider tenure and promotion timelines and criteria.
Many academic staff associations have negotiated stop the clock agreements for tenure and promotion. This is critical, as COVID-19 has had an enormous impact on research, teaching and service.
Previous studies on stop the clock policies however have shown that there may be gender differences in terms of the impact of these policies when caregiving is involved. It is therefore important to broaden the discussion of criteria used for tenure and promotion to more adequately recognize factors influencing different career paths in teaching, research, and service.
9. Fight against lay-offs and hiring freezes.
In the wake of the COVID-19 pandemic, some universities and colleges have approached academic staff associations and other campus unions to discuss possible cost-cutting measures. Associations will need to analyze carefully the financial assumptions being made by the administration, while recognizing the situation remains very fluid.
Where bona fide financial difficulties can be demonstrated, associations will need to consider measures that have the most limited impact on members’ rights, security of employment and equity goals. For example, most institutions have developed equity, diversity and inclusion plans in light of changes to the Canada Research Chairs program. As well, some associations have negotiated for specific hires of under-represented groups. These plans must not be put on hold, and all efforts must be made to avoid lay-offs and hiring freezes.
10. Press for the employer to collect and share demographic data on the campus community.
The impact of COVID-19 on the working lives of academic staff will differ by many factors, including identities. Demographic data should be collected on the workforce by race, gender, disability, Indigeneity, age, etcetera, to provide insights on who may be most impacted and to assist in making evidence-based decisions. Academic staff associations can assist in this process by raising awareness among members and encouraging them to self-identify as part of an employment systems review or workforce analysis.
Resources:
Letters of Understanding (LOU) / Joint Statements negotiated in response to COVID-19 on student evaluations, contract academic staff, tenure and promotion and more. Members’ area of CAUT website: https://www.caut.ca/content/covid-19-resources-member-associations.
Memo 20:26 – Guidelines for Re-Opening Universities and Colleges. CAUT, May 13, 2020. Members’ area of CAUT website: https://www.caut.ca/sites/default/files/memo_2026_caut_guidelines_for_re-opening_canadas_universities_and_colleges_2020-05-13.pdf.
Memo 20:33 Dealing with Claims of Financial Distress and Exigency: Key Principles for Academic Staff Associations, CAUT. June 23, 2020. Members’ area of CAUT website: https://www.caut.ca/sites/default/files/memo_2033_dealing_with_claims_of_financial_distress_and_exigency_-_key_principles_for_academic_staff_associations_2020-06-23.pdf
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Note 20:39
Date : 6 août 2020
Destinataires : Présidents et agents administratifs; Associations locales, fédérées et provinciales
Expéditeur : David Robinson, directeur général
Objet : Dix mesures pour promouvoir l’équité durant la COVID-19
La pandémie de COVID-19 amplifie les inégalités en milieu de travail académique. Par exemple :
§ Dans le personnel académique, les femmes, les personnes racialisées et les Autochtones sont les plus exposés à des annulations de cours, aux pertes d’emploi, au gel des embauches et aux reports de permanence et de promotion, car ils sont surreprésentés parmi les travailleuses et travailleurs précaires et dans les rangs inférieurs;
§ Le personnel académique handicapé peut éprouver plus de difficultés lors du passage rapide à l’enseignement à distance;
§ L’inégalité entre les sexes concernant la responsabilité de soins affecte de manière disproportionnée les femmes dans l’enseignement, la recherche et le service;
§ Des problèmes de santé mentale tels que l’angoisse sont en augmentation chez le personnel académique et ils auront un impact disproportionné chez les personnes ayant des affections antérieures à la COVID-19;
§ Le personnel académique racialisé, par exemple les personnes d’origine est-asiatique, peut être en butte à un racisme accru à cause de la pandémie et comme contrecoup au soulèvement mondial qui a suivi le meurtre de George Floyd aux États-Unis.
La planification des mesures d’urgence et les procédures adoptées ne devraient pas faire fi du fait que nos milieux de travail doivent être divers, équitables et inclusifs. En veillant à ce que ces objectifs ne soient pas mis de côté pendant la crise, les mesures d’urgence seront plus efficaces. Il sera aussi plus facile de continuer de promouvoir l’équité tandis que les établissements sortiront de la crise.
Pour aider à régler les problèmes d’équité sur le campus qui sont exacerbés par la COVID-19, l’ACPPU propose les mesures suivantes aux associations membres :
- Créer ou mobiliser les comités de l’équité et les communautés au sein de votre association afin de cerner les problèmes et de proposer des solutions.
Tout le monde est touché par la pandémie, mais pas de la même façon. Aussi, les changements apportés aux politiques et aux pratiques en raison de la pandémie n’ont pas les mêmes conséquences pour tout le monde. L’état d’urgence sanitaire limitant les contacts directs, les associations de personnel académique devraient trouver des moyens d’entendre ce qu’ont à dire les différentes communautés de membres. Elles devraient veiller, dans leurs sondages, à demander aux membres de s’identifier. Les résultats devraient être ventilés, tout en protégeant les renseignements personnels. Des assemblées publiques ou des forums peuvent aussi être organisés pour les membres ou pour des communautés de membres en particulier. Des comités permanents ou spéciaux et/ou des caucus de membres autochtones et de différents membres militant pour l’égalité devraient guider ce travail d’écoute et formuler des recommandations sur les questions relatives à l’équité.
- Développer une optique de l’équité tenant compte de la COVID-19.
Les associations devraient développer une optique de l’équité pour aider à poser des questions, à contester des idées reçues et à cerner les conséquences possibles de politiques, programmes et initiatives, en tenant compte de la diversité de leurs membres. Si l’analyse comparative entre les sexes devient plus courante peut-être, il est important de reconnaître en quoi la race et les facteurs identitaires individuels et de groupe influent sur l’incidence que les changements aux politiques et les mesures de réduction des coûts a sur chacun[13]. Il est essentiel que les plans relatifs à la pandémie et à la reprise des activités soient réalisés à travers l’optique de l’équité. Une optique de l’équité tenant compte de la COVID-19 aidera à veiller à ce que les plans relatifs à l’équité qui existaient peut-être avant la pandémie soient non pas mis au placard ou différés, mais bien renforcés.
- Militer en faveur de soutiens et aider les membres à obtenir des mesures d’adaptation raisonnables pour les responsabilités de soignant liées à la pandémie.
Au Canada, les droits de la personne proscrivent la discrimination fondée sur la situation familiale et obligent les employeurs à accorder des mesures d’adaptation raisonnables. Ainsi, la Commission ontarienne des droits de la personne a publié la déclaration suivante au sujet de la situation actuelle : Les employeurs devraient tenir compte des besoins des employés ayant des responsabilités de soignant jusqu’au point de préjudice injustifié, ce qui pourrait inclure le fait de leur permettre de rester à la maison. Ces responsabilités de soignant, liées au motif de l’état familial énoncé dans le Code, pourraient découler de la maladie ou de la quarantaine auto-imposée d’un membre de la famille, ou de la fermeture d’écoles en raison de la COVID-19.
Les aides aux personnes ayant des responsabilités de soignant pourraient comprendre l’accès à des services de garderie ou le financement de ces services, l’allégement ou le report de la charge d’enseignement, des classes moins nombreuses, plus d’assistants d’enseignement et les reports de permanence et de promotion.
- Réclamer des fonds supplémentaires et se prononcer en faveur de mesures d’adaptation pour les membres ayant des incapacités.
Les membres handicapés ou neurodivergents peuvent avoir besoin de plus d’aide pour enseigner à distance. Les associations de personnel académique devraient demander des fonds supplémentaires et des aides au personnel, comme des ressources d’apprentissage et d’enseignement, des technologies d’adaptation et davantage d’assistants ou d’assistantes à l’enseignement.
Pour mettre de la pression sur l’administration afin que les demandes de mesures d’adaptation soient approuvées plus rapidement, il devrait être convenu qu’un membre peut prendre un congé rémunéré partiel ou complet en attendant l’approbation d’une demande de mesures d’adaptation.
- Trouver des façons d’aider à déstigmatiser la santé mentale et les autres handicaps afin d’encourager le personnel académique à demander les mesures d’adaptation dont il a besoin.
Il est difficile dans le contexte de l’emploi de dire qu’on souffre d’une incapacité, notamment lorsqu’il s’agit de problèmes de santé mentale ou de maladies mentales. Cela vaut tout particulièrement pour le personnel académique contractuel et les membres qui n’ont pas encore leur permanence, car leur statut est précaire. Bien que la discrimination fondée sur une incapacité soit illégale, celle-ci peut être invisible si elle est structurelle, ou ne pas être signalée. Il est important pour les associations de personnel académique de rappeler aux membres et à l’administration l’existence du processus de demande de mesures d’adaptation, et de dire aux membres qu’elles feront en sorte qu’ils ne soient pas victimes de discrimination.
- Insister pour l’indemnisation supplémentaire et la sécurité de l’emploi du personnel académique contractuel.
Les études montrent que les membres autochtones et militant pour l’égalité sont plus susceptibles de travailler à temps partiel ou une partie de l’année. L’enseignement à distance nécessite des heures supplémentaires de préparation de cours. Il est important de demander que le personnel académique contractuel (PAC) soit rémunéré pour l’élaboration des cours et les coûts technologiques, et de trouver des moyens de renforcer la sécurité de l’emploi.
Il se peut que le statut d’employé du PAC soit protégé entre les contrats par des droits inscrits dans la convention collective. Cela crée une attente opposable de renouvellement de contrat fondé sur l’historique des renouvellements, les droits d’ancienneté ou le droit de premier refus de contrats. Une décision administrative de ne pas renouveler un contrat peut être contestée et pourrait, selon les clauses de la convention collective, être assujettie à la preuve de difficultés ou de nécessité financière. Les associations de personnel académique devraient essayer de veiller à ce que tout poste du PAC supprimé soit rétabli. Des protocoles devraient être en place pour que le PAC puisse demander à assurer les mêmes cours une fois qu’ils sont redonnés.
- Négocier ou déposer un grief pour faire cesser les sondages d’évaluation auprès des étudiants.
En temps normal, on reproche généralement aux sondages d’opinion auprès des étudiants d’offrir une piètre mesure, qui plus est faussée, de l’efficacité de l’enseignement. D’après l’ACPPU, les résultats de ces sondages ne devraient pas être utilisés dans les décisions relatives à la permanence, au renouvellement, à la promotion et au mérite. Les faiblesses de ces sondages d’opinion sont encore plus grandes aujourd’hui, car l’expérience des étudiants s’est dégradée du fait du passage rapide des cours en personne à un enseignement à distance en raison de la pandémie de COVID-19.
Certaines universités et certains collèges reconnaissent ce problème et ne font pas de sondages d’opinion auprès des étudiants pendant la pandémie. Lorsque de tels sondages ont lieu, les résultats ne devraient être communiqués qu’aux enseignantes et enseignants pour leur usage personnel. Certaines associations ont négocié des politiques prévoyant que les sondages qui contiennent des commentaires discriminatoires, confinant au harcèlement ou par ailleurs déplacés soient supprimés sans être transmis aux enseignantes et enseignants ou inclus dans des résultats agrégés.
- Revoir les calendriers et critères relatifs à la permanence et aux promotions.
Bon nombre d’associations ont négocié la suspension du calendrier des ententes relatives à la permanence et aux promotions. C’est essentiel, car la COVID-19 a d’énormes répercussions sur la recherche, l’enseignement et le service.
Des études passées sur les politiques de suspension de calendrier montrent toutefois qu’elles peuvent avoir des effets différents sur les hommes et les femmes lorsqu’intervient une responsabilité de soignante ou soignant. Il est donc important d’élargir la discussion des critères utilisés pour la permanence et les promotions afin de mieux tenir compte des facteurs qui influent sur le parcours de carrière dans l’enseignement, la recherche et le service.
- Lutter contre les mises à pied et le gel des embauches.
Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, des universités et des collèges ont demandé aux associations de personnel académique et à d’autres syndicats universitaires de discuter de mesures de réduction de coûts éventuelles. Les associations devront analyser soigneusement les hypothèses financières formulées par l’administration, tout en sachant bien que la situation demeure très fluide.
Lorsque de véritables difficultés financières peuvent être démontrées, les associations devront envisager les mesures qui ont le moins d’incidence sur les droits, la sécurité de l’emploi et les objectifs en matière d’équité des membres. Par exemple, la plupart des établissements ont préparé des plans en matière d’équité, de diversité et d’inclusion au vu des changements apportés au Programme des chaires de recherche du Canada. Par ailleurs, certaines associations ont négocié l’embauche ciblée de groupes sous-représentés. Ces plans ne doivent pas être mis en suspens et tout doit être fait pour éviter des mises à pied et un gel des embauches.
10.Insister pour que l’employeur recueille des données démographiques sur la communauté universitaire et les communique.
Les conséquences de la COVID-19 pour la vie professionnelle du personnel académique différeront en fonction de nombreux facteurs, dont l’identité. Il faudrait recueillir des données démographiques sur l’effectif par race, genre, incapacité, indigénéité, âge, etc. afin de mieux comprendre qui risque d’être le plus touché et d’aider à prendre des décisions fondées sur des données probantes. Les associations de personnel académique peuvent aider dans ce processus en sensibilisant les membres et en encourageant ceux-ci à s’identifier dans le cadre d’un examen des systèmes d’emploi ou d’une analyse de l’effectif.
Ressources
Lettres d’entente/Déclarations communes négociées en réponse à la COVID-19 en ce qui concerne les évaluations des étudiants, le personnel académique contractuel, la permanence, les promotions et bien d’autres sujets, Section membres du site Web de l’ACPPU. https://www.caut.ca/fr/content/covid-19-ressources-pour-les-associations-membres.
Note 20:26 – Directives de l’ACPPU pour la réouverture des universités et collèges du Canada, ACPPU, le 13 mai 2020, Section membres du site Web de l’ACPPU. https://www.caut.ca/sites/default/files/note_2026_directives_de_lacppu_pour_la_reouverture_des_universites_et_colleges_du_canada_2020-05-14.pdf.
Note 20:33 – Principes clés des associations de personnel académique face aux affirmations de difficultés et de nécessité financières, ACPPU, le 23 juin 2020, Section membres du site Web de l’ACPPU. https://www.caut.ca/sites/default/files/note_2033_principes_cles_des_associations_de_personnel_academique_face_aux_affirmations_de_difficultes_et_de_necessite_financieres_2020-06-23.pdf.
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